E-mail – das unbekannte Wesen…


…so scheint es zu sein, wenn man täglich einige hundert bekommt und davon ein Drittel lesen und bearbeiten muss. Interessant, wie Menschen sich Ihnen versuchen mitzuteilen; dies sagt dem geübten Leser schon vielmehr über den Absender aus, wie der Inhalt des Schreibens und seines, des Versenders, Anliegen.

Da es sich beim Gebrauch des elektronischen Briefes, E-mail, immer noch um ein unbekanntes Wesen zu handeln scheint, muss ich es einfach hier thematisieren. Ich zitiere, wie folgt:

Eine E-Mail ist ein ganz normaler Brief mit dem Unterschied, dass sie nicht in gedruckter Form und per Post versendet wird sondern elektronisch, als kleine Datenpakete über die Leitungen des Internet. Mit einigen kleinen Ausnahmen gilt daher auch für die E-Mail im Wesentlichen die Etikette eines ganz normalen Briefes. Viele Leute behandeln eine E-Mail wie einen Forumsbeitrag oder eine Mitteilung im Chat. Dementsprechend gehen häufig die Orthographie, die formale Gestaltung und bisweilen sogar der gute Ton über Bord.

Die E-Mail ist ein sehr schnelles Kommunikationsmedium, doch ihre Geschwindigkeit kommt durch den elektronischen Versand und nicht durch Schlampigkeit beim Verfassen. Ob nun E-Mail oder Brief – mit beiden wendet man sich an einen Adressaten, in dessen Privatsphäre man eindringt und um dessen Aufmerksamkeit man wirbt. Den erforderlichen Respekt zollt man ihm durch eine formal saubere E-Mail mit möglichst wenigen orthographischen Fehlern und in höflichem Ton verfasst.

E-Mail-Kopf
Für den Kopf einer E-Mail stellt das jeweilige E-Mail-Programm in der Regel Eingabefelder zur Verfügung. Oben ist meist ein Feld für den Absender der E-Mail, das meist schon mit den Angaben ausgefüllt ist, die bei der Installation der Mailsoftware beziehungsweise bei der Einrichtung eines E-Mail-Kontos gemacht wurden. Für den offiziellen E-Mail-Verkehr wären Angaben wie „Schnuckimausi“ oder „Ladykiller“ eindeutig deplatziert. In das folgende Feld kommt die E-Mail-Adresse des Angeschriebenen. Darunter hat man meist noch die Möglichkeit, weitere E-Mail Adressen in „CC“ zu setzen, das heißt, diese Adressen bekommen jeweils eine Kopie der E-Mail zugesandt. Abschließend wird in der „Betreff-Zeile“ das Anliegen kurz zusammengefasst. Die Betreff-Zeile wird in der Hektik gern ausgelassen, doch sie gibt im häufig überquellenden E-Mail-Ordner des Empfängers eine wichtige Orientierungshilfe.

Die Anrede
Das Datum braucht man nicht einzugeben, denn das wird automatisch vom Programm erledigt. Der E-Mail-Text beginnt daher gleich mit der Anrede im Textfeld des E-Mail-Programms. Die Konventionen dafür richten sich nach denen eines normalen Briefes: Kennt man den Namen des Empfängers, heißt es „Sehr geehrte Frau …,“, „Sehr geehrter Herr …,“; kennt man ihn nicht, heißt es „Sehr geehrte Damen und Herren,“. Etwas persönlicher kann man auch „Liebe Frau …,“ schreiben. Die Anrede wird durch eine Leerzeile vom übrigen Text abgehoben.

Der E-Mail-Text
Die optische und inhaltliche Gestaltung des E-Mail-Textes sowie die Grußformel folgt im Wesentlichen der eines normalen Briefs.

Der Fuß
In die Zeile unter der Grußformel wird die Unterschrift notiert. Durch eine Leerzeile abgetrennt können noch nähere Angaben zum Absender eingefügt werden.  Als Beispiel unser Unternehmen:

PGPARTIST COPYRIGHT GbR

Casimir-Katz-Straße 28d

D-76593Gernsbach / Europe

phone +49(0)7224623651

mobile +49(0)1704178833

E-mail: pgpartist@web.de

Vor dem Absenden
Bevor die E-Mail abgeschickt wird, sollte man den Text per Rechtschreibprüfung auf Fehler untersuchen. Dann sollte man nachschauen, ob ein Betreff formuliert ist und gegebenenfalls Anlagen, auf die im E-Mail-Text verwiesen wird, auch tatsächlich angefügt sind. Erst dann sollte man die Nachricht senden.“

Quelle: http://www.sprache-kompakt.de/dokumente/e-mail.php

Soweit der technische Teil, jetzt:

Email-Netiquette
Welche Regeln sollte ich beim Schreiben einer eMail beachten?

Richtige & höfliche Anrede

Eine verbindliche Regel für die richtige Anrede in Emails gibt es nicht (und kann es m.E. auch nicht geben).
Dazu ist diese Kommunikationsform zu offen in verschiedene Richtungen und mit dem klassischen Brief nicht identisch.

Die Geschwindigkeit z.B., mit der man Emails zu einem Thema „in Echtzeit“ mit einem Partner austauschen kann, hat eher den Charakter eines Gesprächs als eines Briefwechsels. Hier wäre es wahrscheinlich eher befremdlich, wenn man in jeder Mail sein Gegenüber erneut mit „Sehr geehrte Frau xyz“ ansprechen würde.

Im diesem Beispiel des schnellen „Arbeitsgesprächs“ per Email hat es sich z.B. durchaus eingebürgert, nach der ersten Mail mit Anrede diese in den folgenden ganz wegzulassen und direkt zu antworten, also den relevanten Satz/Absatz zu zitieren („quoten“) und zu beantworten (s. dazu auch: Zitieren/Quoten in der Antwort).

Die meist benutzten Anredeformen in der (geschäftlichen) Korrespondenz sind wohl:

  • Hallo Frau/Herr
  • Sehr geehrte/r Frau/Herr
  • Liebe/r Frau/Herr
  • Guten Tag, Frau/Herr

Welche Anrede geeignet ist, können Sie nur selbst und individuell für jede Email entscheiden und hat auch mit Ihren und den Präferenzen Ihres Gegenübers zu tun. (Je mehr Emails Sie schreiben werden, desto leichter und schneller wird Ihnen das von der Hand gehen.)

Folgende Anregungen können Ihnen helfen:

  1. Bemühen Sie sich in jedem Fall und grundsätzlich um Höflichkeit (s. dazu auch: Namentliche Ansprache).
  2. Überlegen Sie, ob die Email eher einem (förmlichen) Brief entspricht oder ein Ersatz für ein Telefonat ist.
  3. Ist Ihnen der Adressat bekannt oderunbekannt?
    Wenn Sie an einen Fremden schreiben, ist sicher etwas mehr Förmlichkeit angesagt, es bieten sich also das „Sehr geehrte/r“ oder das „Hallo“ an. Ersteres ist etwas steifer, letzteres ist durchaus akzeptiert, bzw. hat sich m.E. als sachliche und freundliche Ansprache auch an Unbekannte durchgesetzt.
  4. Schreiben Sie zum ersten Mal an diesen Adressaten oder gibt es bereits eine Korrespondenz?
    Wenn Sie auf eine Anfrage antworten, richten Sie sich in der Anrede nach Ihrem Gegenüber. Wurden Sie mit „Sehr geehrte Frau …“ angeschrieben, antworten Sie entsprechend, schrieb Ihr Interessent „Hallo Herr …“, schreiben auch Sie „Hallo…“. Sie zeigen damit Ihrem Gegenüber Respekt, indem Sie seinen/ihren Gesprächsmodus aufnehmen.
    (Umgekehrt können Sie natürlich auch die Gesprächsbeziehung korrigieren. Wenn Sie z.B. von einem völlig Fremden zum ersten Mal mit „Hi, (ohne Namen)“ angeschrieben/angefragt werden, können Sie mit „Sehr geehrter Herr XYZ“ antworten und damit eine größere Distanz oder Förmlichkeit wiederherstellen, wenn Ihnen das angemessener erscheint.)

Zusammenfassend kann man sagen:
Schenken Sie Ihrem Gegenüber Respekt, Höflichkeit und Aufmerksamkeit. Seien Sie sich bewußt, dass eine Email eher den Charakter eines persönlichen Gespräches unter vier Augen hat, als den eines förmlichen Briefes. (Wenn während Ihrer Tagesarbeit plötzlich eine Email „hereinkommt“, ist das meist eher so, als würde der Absender bei Ihnen an die Tür klopfen und um ein (kurzes) Gespräch bitten, und weniger so, als würde er Ihnen einen Brief mit der Post schicken.)
Pflegen Sie einen unaufgesetzten freundlichen Ton, auch in sachlichen und knappen Emails.“

Quelle: http://www.x-7.de/links/email-netiquette/richtige-anrede.html

So, ich hoffe, lieber Leser, Ihnen dieses Wesen E-mail in nachvollziehbarer Form näher gebracht zu haben – üben Sie fleißig, Übung macht den Meister. –

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